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Was ist agiles Projektmanagement und passt es zu Ihrem Unternehmen?

05:40, 10 May 2019 .. Posted in Software .. 0 comments .. Link

Die grosste Herausforderung von Unternehmen heutzutage ist, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und Hindernisse auf dem Weg zum Erfolg zu beseitigen. Idealer Weise passt sich der Arbeitsflow innerhalb des Unternehmens den eingehenden Projekten an, so dass eine Harmonie entsteht.

Allerdings lauft es nicht immer wie gewunscht, sobald neue und unerwartete Projekte ein trudeln und mehr Mitarbeiter involviert sind als geplant. Deshalb gibt es das Konzept der agilen Methoden, um einen optimalen Arbeitsfluss in jeder Situation im Alltag herzustellen. Wir mochten Ihnen die beste Auswahl dieser Methoden vorstellen.

Was sind agile Methoden?

Uber die Jahrzehnte haben Unternehmen auf schmerzvolle Weise herausgefunden, dass die klassischen Herangehensweisen den Arbeitsflow unterbrechen und fur eine unproduktive Entwicklung sorgen. Um die Arbeitsprozesse deshalb zu optimieren, wurde das Konzept der agilen Methoden erfunden. Diese sollen sicherstellen, dass Projekte muhelos von Mitarbeitern abgearbeitet werden, ohne dass diese beim Arbeiten uberfordert werden.

Ursprunglich kommen agile Methoden aus der Softwareentwicklung. Dies war so erfolgreich, dass auch andere Branchen auf diese Vorgehensweise aufmerksam wurden. Denn uberall da, wo Projektmanagement notwendig ist, konnen agile Methoden eingesetzt werden.

1. Extreme Programming

Dieses Konzept gehort zu den anfanglichen Vorgehensweisen der agilen Methoden. Sie wurde in der Softwareentwicklung verwendet, um Computerprogramme stetig und kontinuierlich zu verbessern. Ziel dabei ist, den Kunden letztlich bestmoglich zufriedenzustellen.

Beim Extreme Programming sind zwei Gruppen involviert: Die Entwickler und die Kunden. Wahrend erstere Gruppe neue Innovationen schafft und Features einbaut, soll die zweite Gruppe die Fortschritte beurteilen und im Alltag verwenden. Auf diese Weise wird ein Computerprogramm stetig verbessert und es kommen kontinuierlich neue Updates raus, die es besser und besser machen.

Damit diese Methode im Alltag funktioniert, sind kleine Teams erforderlich, die hervorragend mit den Kunden kommunizieren und so aus einer Symbiose herausarbeiten konnen.

2. Scrum

Auch Scrum ist besonders in der Softwareentwicklung sehr beliebt. Denn es ist flexibel und einfach und liefert in der Regel zugige Resultate. Hier wird in kurzen Sprints gearbeitet, die sich Iterationen nennen. Die Arbeitsprozesse werden umso effektiver, hier intensiver mit Kunden und Feedback gearbeitet wird.

Mittlerweile wird Scrum auch in anderen Bereichen wie Sales, HR und Marketing eingesetzt.

3. Feature-Driven Development (FDD)

Das FDD beinhaltet 14-tagige Iterationen und ist auf Entwickler ausgerichtet. In seiner Vorgehensweise ist es sehr strikt im Vergleich zu XP oder Scrum. Es ist optimal fur Entwickler in grossen Unternehmen mit einer Vielzahl von Mitarbeitern geeignet wie zum Beispiel im Finanzsektor. Besonders dann ist es nutzlich, wenn Qualitatskontrolle und Prozessreife notwendig sind.

4. Kanban-Methode

Die Kanban Methode wurde ursprunglich vom Autohersteller Toyota entwickelt, um Arbeitsprozesse zu optimieren. Das Hauptaugenmerk liegt dabei bei der Vermeidung von Engpassen. Mithilfe dieser Methode konnen Projekte effizienter gemacht werden.

Im Grossen und Ganzen hilft Kanban dabei, Arbeitsflusse auf einer Tafel zu visualisieren. Dabei kommen im Wesentlichen drei Spalten zum Einsatz. In der To-do-Liste befinden sich die Aufgaben, die noch nicht bearbeitet wurden und noch ausstehen. ,,Progress" bezeichnet die Spalte, in der angefangene Aufgaben sich befinden.

Sobald eine Aufgabe erledigt wurde, wird sie weiter nach rechts in die ,,Done"-Spalte verschoben. Die Aufgabenmenge wird zu jeder Zeit begrenzt, sodass diese AG die Methode stets ,,lean" bleibt. Die Kanban-Methode gilt als fur viele Unternehmensbranchen geeignet und kann auf vielfaltige Weise eingesetzt werden.

Beispielsweise arbeiten einige Unternehmen mit Haftnotizen oder farbigen Karteikarten, wahrend andere auf zeitgemasse Online-Tools setzen (wie z.B. auf die Kanban Methode.)

5. Kanban oder Scrum?

Scrum gilt im Vergleich zu Kanban als die statischere Variante. Es hat im Wesentlichen den Fokus, Kreativitat zu begrenzen und in sinnvolle Bahnen zu bringen. Scrum ist deshalb besonders fur Kreativprojekte geeignet, wahrend Kanban auch fur andere Branchen und Aufgabenbereiche ideal sein kann.

Des Weiteren ist Scrum als Team-Methode ausgelegt. Das Individuum kann nur einen sehr begrenzten Nutzen aus dieser Methode ziehen. Kanban hingegen setzt stark auf Visualisierung und ist deswegen auch geeignet, Kleinprojekte zu planen und zu organisieren. Bei beiden Vorgehensweisen gilt das Prinzip der Selbstorganisation von Teams.

Schaut man sich beide Systeme genauer an, findet man schnell viele Ahnlichkeiten. Allerdings ist Scrum in der Regel auch fur grossere und kompliziertere Projekte geeignet, wahrend Kanban nach einer gewissen Grosse etwas unubersichtlicher wird.



Welche Software eignet sich fur welches Unternehmen?

06:31, 25 October 2018 .. Posted in Software .. 0 comments .. Link

Wer eine projektbasierte Firma leitet, der weiss, dass verschiedene Softwares fur Projektphasen-Planung, Finanzen und Ressourcen sehr hilfreich sein konnen. Solche Softwares nehmen uns Arbeitsschritte ab, sie bieten eine Ubersicht und konnen wahre Helden beim Einsparen von Zeit und Energie sein.

Doch nicht jede Projektplanungssoftware ist fur jedes Unternehmen gleich gut geeignet. Unterschiedliche Unternehmen und sogar unterschiedliche Projekte benotigen verschiedene Tools und Softwares und oftmals fuhrt eine falsche Software nur zu noch mehr Verwirrung unter den Mitarbeitern.

Gerade am Anfang eines Unternehmens, ist es allerdings oftmals nicht ganz einfach, direkt zu erkennen, was hilfreich ist und was nicht.

Damit Du also nicht diverse kostenlose Testversionen im Netz ausprobieren musst, oder, noch schlimmer, eine folgenschwere Fehlinvestition wie die Bundesagentur fur Arbeit machst, haben wir in diesem Guide alles wissenswerte uber Softwares fur projektbasierte Firmen zusammengetragen.

Was braucht ein Unternehmen wirklich?

Bevor Du an Ressourcen, Zeitplanung, Finanzen und spezielle Projekte denkst, verschaffe Dir erst einmal einen generellen Uberblick.

Wichtige Fragen sind hier:
  • Was tut meine Firma?
  • Geht es um ein einzelnes Projekt oder um generelle Tools wie ein Chat für Mitarbeiter?
  • Wer ist involviert?
  • Macht eine Automatisierung wirklich sinn?

Wer schon an diesen Fragen scheitert, ist noch lange nicht bereit, sich fur eine bestimmte Software zu entscheiden, denn es gilt: Erst organisieren und einen Uberblick verschaffen, dann Automatisieren. Hilfe und mehr Details kann dieser Guide bei der ersten Orientierung schaffen.

Ist dann ein genereller Plan da, kann über einzelne Felder und firmenspezifische Softwares entschieden werden.

Wir haben die drei wichtigsten Kategorien (Buchhaltung, Kommunikation und Projektmanagement) in den folgenden Abschnitten zusammengefasst.

Naturlich gibt es noch zahlreiche andere Felder, in denen eine Software hilfreich sein kann. Eine Software, die diese genannten Felder abdeckt ist jedoch in den meisten Fallen mehr als ausreichend.

Kommunikationssoftware

E-mails sind sicher praktisch fur eine schnelle Kommunikation. Je nach Grosse des Unternehmens oder Projektes konnen sie jedoch schnell unubersichtlich werden. Chats und spezielle Kommunikationsplattformen konnen daher besser geeignet sein, wenn fur ein Projekt viel mit verschiedenen Mitarbeitern kommuniziert werden muss, ohne sich standig zu treffen. Ob Video-Chat, Gruppennachrichten oder Echtzeit-Konversationen, die Palette der Angebote ist bunt.

Projektmanagementsoftware

Gerade in der Projektplanung sind oft viele Dinge auf einmal zu beachten. Ressourcen, Finanzkalkulation, Zeitplanung und Verlauf des Projektes. Zudem muss jeder Verantwortliche stets wissen, wie das Projekt voranschreitet, ob sich etwas verandert hat und was aktuell benotigt wird. Eine Projektplanungssoftware oder Projektmanagementsoftware schafft hier Ubersicht und Klarheit.

Auch hier gilt naturlich: Erst organisieren und wissen, was genau gebraucht wird, bevor eine Software eingefuhrt wird. Praktisch zu wissen ist, dass diese Software sowohl fur grosse und komplexe Projekte als auch fur Projekte mit bescheidenerem Charakter gut funktioniert

Kombipakete

Die richtige Software zu finden, ist vor allem deshalb so wichtig, da sie uns Arbeit abnehmen und nicht zusatzlich aufhalsen soll. Wer fur jedes Projekt eine neue Software einfuhrt und seine Mitarbeiter dementsprechend jedes mal neu schulen muss, der verliert nicht nur Zeit, sondern verwirrt seine Mitarbeiter auch mehr, als er ihnen hilft.

Besser: Herausfinden, was generell immer und was spezifisch fur ein Projekt gebraucht wird und dementsprechend eine Software finden, die all dies vereinbart und flexibel an neue Projekte anpassbar ist.

Die Timewax Software beispielsweise bietet gleichbleibende Funktionen wie Plantafel, Kalender und Mobile-App und ist dennoch jedes Mal flexibel an neue Projekte anpassbar.

Software als Helfer im Unternehmen

In jedem Fall ist es essentiell, dass die Firmenleitung ihr Unternehmen und die anstehenden Projekte im Vorfeld analysiert hat.

Planung und Expertise sind Voraussetzung fur das Finden der richtigen Software. Und auch wenn diese gefunden wird, gilt es, sie gekonnt einzusetzen.

Wer keine Ubersicht hat, wird auch keine Software ubersichtlich gestalten konnen.

Ein Programm kann in keinem Fall die Projektleitung ubernehmen, sie ist und bleibt ein Tool fur Projektleitung und Mitarbeiter und muss mit Expertise eingesetzt und gefuttert werden.

Ist dies gegeben, kann eine Software einige lastige Arbeiten erleichtern, Zeit sparen und das Unternehmen oder das Projekt sichtlich vorantreiben.



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